El futuro del trabajo aún no está definido. Hay empresas que están apostando por el 100% de la virtualidad, enfocándose en expandir las oportunidades de trabajo remoto y brindando mucha flexibilidad en ubicación. Tal es el caso de empresas como Twitter, Pinterest, Dropbox, Coinbase que tienen la opción de ir 100% a remoto, y de hecho lo consideran como la opción default. Sin embargo, mantienen oficinas para cuando los equipos lo necesiten.
Por otro lado, hay empresas que buscan cómo motivar a los trabajadores para lograr un retorno a las oficinas al 100%. De hecho, 50% de los líderes de empresas desean que sus equipos retornen a la oficina los 5 días de la semana según un estudio realizado por Microsoft. Este deseo pareciera no ser posible porque la mayoría de los trabajadores desea trabajar de forma flexible. Pero los esfuerzos por hacerlo una realidad, sin duda, están allí.
Finalmente, el grupo más amplio está apostando por una solución mixta, en la que los trabajadores pueden alternar días en remoto con días en la oficina. La intención de estas políticas es que los trabajadores tengan la flexibilidad necesaria para ser más efectivos en el trabajo. A esta solución mixta muchos están llamando trabajo híbrido, pero los conceptos son diferentes en la esencia.
Trabajo Mixto vs. Trabajo Híbrido
El Trabajo mixto se da cuando un trabajador es requerido en la oficina ciertos días ya definidos por su jefe o la empresa, y el resto de la semana trabaja desde casa. En estos casos, es el trabajador quien define qué actividades son más productivas de forma presencial, y planea su semana alrededor de ello. Por ejemplo, si Juan tiene este tipo de acuerdo con su empresa y le toca ir a la oficina el miércoles, él espera que encontrarse ese día con su equipo de trabajo, para que en conjunto puedan trabajar en los temas que resulten más productivos presencialmente.
Se considera trabajo híbrido cuando el trabajador es flexible de ir, o no a la oficina. No tiene un límite de días, pero sí lineamientos de cuándo ir. Por ejemplo, la empresa ABC puede definir que para sesiones de ideación todos los participantes deben asistir a la oficina, o para town halls o reuniones de equipo mensuales. En esos casos el trabajador ya sabe que en esos eventos deberá asistir a la oficina para encontrarse con los demás participantes. Y la presencialidad está “implícita” al momento de acordar la reunión o aceptar la invitación de eventos listados en esa categoría.
Como vemos hay distinción entre el trabajo mixto y el híbrido. En el trabajo mixto el trabajador está llevando la carga para lograr el uso más efectivo de su tiempo en la oficina vs. remoto. Mientras que en el trabajo híbrido, el empleador, guiado por el Chief Human Resource officer (CHRO), hizo el trabajo investigativo para crear las reglas de «juego». También, hizo el esfuerzo de asegurar que las reglas sean entendidas y aplicadas por todos los participantes.
Retos del Trabajo Híbrido
La mayoría deseamos estar en un ambiente de trabajo flexible, y un mundo híbrido parece la solución. Sin embargo, este tipo de trabajo no es tan fácil en la vida real ya que las circunstancias en la vida no son blanco y negro. Habrá momentos en que tendremos a un grupo de trabajo en la oficina y otro grupo en remoto. Y, habiendo liderado equipos así por varios años, donde algunos miembros estaban en un país y el resto en otro, les debo confesar que no es fácil. Se requiere de mucha coordinación, de contar con las herramientas correctas, de tener un líder y equipo entrenado en el trabajo híbrido para hacer que este tipo de arreglo funcione.
También es importante tener una comunicación transparente. Es decir, conversar por qué las sesiones de ideación son más efectivas presencialmente que de forma remota. Y, estar abiertos a escuchar los comentarios de los trabajadores que vayan participando de las reglas. Esto es crítico pues permitirá adaptar las reglas y mejorar en el tiempo. Otros retos a considerar son:
Infraestructura es clave:
Cabe resaltar que para que las reglas funcionen, éstas deben estar acompañadas de un ambiente físico adecuado. Por ejemplo, si se indica que es mandatorio ir a la oficina para sesiones de ideación, significa que habrá murales donde los trabajadores pueden escribir y la organización del mobiliario estará acorde con esta necesidad. No se puede tener solamente cubículos y unas pocas salas de reuniones sin la tecnología y mobiliario indicados.
Inclusividad en la participación:
Se necesita crear prácticas que aseguren una participación inclusiva de las personas que están presente como de las que están en remoto. Supongamos que un jueves cualquiera llega el líder de un equipo de proyectos de la empresa ABC, y se da con la sorpresa de que 70% de su equipo está en la oficina. Conversando entre ellos deciden aprovechar para hacer una mesa redonda sobre un tema de equipo. En este momento hay algunos posibles escenarios:
- El líder no está aún 100% entrenado en inclusividad del equipo remoto y sigue adelante con la reunión presencial, olvidándose de los miembros del equipo que no están presente. Y, de esta forma los ausentes estarían “penalizados” por no haber asistido ese día.
- Podría ser un líder que efectivamente los hace participar, y el resto del equipo se reúne en una sala (pues de otra forma no tendría sentido la presencialidad). En este escenario podemos imaginar que por un lado tenemos a un equipo sentado debatiendo los temas, leyendo los mensajes no verbales del resto y, por otro, tenemos a interlocutores que están remoto participando, pero tal vez no siendo tan efectivos. Además, termina la reunión y un grupo de ellos siguen la conversación y acuerdan reuniones para los siguientes pasos.
En ambos escenarios los miembros del equipo que estaban trabajando de forma remota estuvieron en desventaja.
Quiebre de Reglas:
También puede ocurrir que algunas personas “quiebren” las reglas y no asistan a reuniones que se consideraban presenciales. En dicho escenario, ¿cuál sería el protocolo? Pueden optar por llevar la reunión adelante con quiénes asistieron y dejar de lado a la(s) persona(s) que faltó (faltaron). En estas circunstancias también habría retos de luego poner a los participantes al corriente. Y, si esto se vuelve recurrente, se necesitará un proceso de escalamiento y autocontrol del equipo para retomar el curso. En particular, si la primera persona en quebrar las reglas es quien está llevando el liderazgo del equipo de trabajo.
Visibilidad del Talento:
Hay otras situaciones a considerar, como “el fuera de la vista, fuera de la mente” para casos de promociones, retos profesionales, etc. Pues, como seres humanos solemos favorecer a quiénes más vemos porque desarrollamos una relación más cercana. Imagínense cuántas horas hay que pasar en video llamadas para poder desarrollar relaciones igualmente cercanas con cada miembro del equipo de trabajo. Es un tema complejo. En estos casos, el área de recursos humanos suele tomar un rol más protagónico en la propuesta de mejor talento, usando métricas adicionales a las apreciaciones que puede entregar un supervisor.
Estas situaciones son muy comunes en circunstancias de trabajo híbrido. Y, hay que saber cómo gestionarlas para evitar que se limite al talento dentro de la empresa.
Mejorando la Efectividad en un Mundo Híbrido
Primero quiero resaltar que el área de recursos humanos debe llevar la batuta en estos puntos. Es clave cuestionar muchas políticas que se habían usado hasta hoy para el desarrollo y reconocimiento del talento. Entre los puntos más críticos están:
Políticas Claras:
Lo primero sería definir la política de trabajo híbrido. Como hemos dicho, ésta debe ser transparente y bien razonada, para que las personas no se sientan desmotivados o renuentes a su adopción.
Pero no es la única política a actualizar y que debe ser explicada de forma transparente. La política de reconocimientos y ascensos, así como la de beneficios son políticas que deben ser revisadas para asegurar que los criterios de gestión y evaluación siguen siendo relevantes en un entorno de trabajo híbrido.
Entrenamiento:
Hay una gran necesidad de entrenar en gestión inclusiva, para no brindar más oportunidades a quiénes están presente en la oficina más consistentemente. También se debe considerar el entrenamiento en las metodologías de trabajo, pero ejecutadas de forma remota (ej. trabajo ágil de forma remota)
Herramientas:
Los trabajadores necesitan herramientas que permitan una participación equitativa de todos, ya sea que estén en la oficina o no. Estas herramientas deben ser de uso común y fácil, para que no se conviertan en “otro sistema más a actualizar”, si no que tengan un uso orgánico.
Infraestructura:
Como hemos mencionado el inmobiliario y el mobiliario necesitan ser consecuentes con las políticas. No podemos pensar en cubículos y oficinas para los trabajadores que pasen el día en la oficina.
Gestión por objetivos:
Los OKRs deben estar claramente comunicados para que todos estén trabajando en beneficio de la empresa. Al final, los resultados importarán, pues ellos nos dirán si las políticas están funcionando. Cabe resaltar que un clima laboral agradable, para atraer al talento que se necesite, también es un resultado a considerar en la empresa.
Inducción:
El cómo ayudar a que un nuevo trabajador se integre es sumamente importante. Las personas necesitan de un plan de inducción que funcione. Durante la pandemia y con un trabajo remoto muchas veces improvisado, los nuevos trabajadores enfrentaron muchos retos para integrarse y conocer los procedimientos de la empresa. Esta situación no es sostenible ya que el costo para la organización puede ser alto porque se tiene a un trabajador no siendo 100% productivo por un periodo de tiempo más largo.
Autora
Recluta por Competencias
Al registrarte tendrás acceso a la versión gratuita de Selection para optimizar la selección de personal con el uso de inteligencia artificial.
Comentarios recientes